KI & Automatisierung · bundesweit
Abtippen, suchen, kopieren, nachfassen: Wir automatisieren, was in deinem Betrieb jede Woche gleich abläuft – mit festen Regeln oder mit KI, wo etwas gelesen und verstanden werden muss.
Zwei Arten von Automatisierung
Wenn das passiert, mach das.
Feste Regeln, jedes Mal gleich, zuverlässig rund um die Uhr. Keine KI nötig – und deshalb auch nichts, was sich etwas ausdenkt.
Wenn etwas gelesen, verstanden oder formuliert werden muss.
Überall dort, wo Inhalte nicht in ein festes Schema passen. Die KI bereitet vor – entschieden und freigegeben wird von einem Menschen.
Was sich automatisieren lässt
HeuteEine Anfrage kommt per Mail, jemand tippt sie ins Kundensystem ab – oder vergisst es im Trubel.
Anfragen aus Website und E-Mail landen automatisch im Kundensystem, mit Aufgabe und Erinnerung.
HeuteRechnungen stecken in Postfächern und Portalen verteilt. Einmal im Quartal wird gesucht und sortiert.
Belege werden aus dem Postfach geholt, abgelegt und für die Buchhaltung vorbereitet.
HeuteEin Termin wird gebucht und muss danach von Hand in Kalender und Kundenakte übertragen werden.
Gebuchte Termine erscheinen automatisch in Kalender und Kundenakte.
HeuteDie Website zeigt noch die Öffnungszeiten von Weihnachten oder den Prospekt der letzten Woche.
Öffnungszeiten, Angebote oder Prospekte aktualisieren sich auf der Website von selbst.
HeuteAngebote und Berichte werden jedes Mal aus einer alten Datei zusammenkopiert.
Angebote, Berichte und Auswertungen entstehen automatisch als fertiges PDF.
Bei uns selbst ausprobiert
Wir sind ein kleines Team. Dass wir trotzdem Websites, Analysen, IT und Marketing stemmen, liegt auch daran, dass bei uns vieles von allein läuft. Drei Beispiele aus unserem eigenen Alltag:
01
Rechnungen kamen bei uns aus Dutzenden Postfächern und Portalen, viele davon als Foto ohne lesbaren Text. Heute holt ein kleines Programm sie aus dem Postfach, liest sie per Texterkennung, erkennt Lieferant, Datum und Betrag und legt sie sortiert ab. Was unklar ist, landet in einem eigenen Ordner zum Nachsehen – der Rest braucht keine Aufmerksamkeit mehr.
02
Unsere Social-Media-Videos bauen wir als Programm: Text, Farben und Bewegung stehen im Code, heraus kommt ein fertiges Video. Eine neue Fassung ist eine Änderung von Minuten statt ein Nachmittag am Schnittplatz.
03
Bei jeder SEO/GEO-Analyse hilft KI beim Abrufen, Messen und Vergleichen von Websites. Aber jede Aussage, die am Ende in der Mappe steht, prüfen wir selbst nach. Genau diese Arbeitsteilung empfehlen wir auch dir.
So sieht so eine Analyse ausSo gehen wir vor
1
Im Gespräch gehen wir deinen Alltag durch: Was wird jede Woche gleich gemacht, abgetippt, gesucht, kopiert?
2
Wir starten mit der einen Automatisierung, die sich am schnellsten lohnt – nicht mit einem Großprojekt.
3
Deine Werkzeuge bleiben. Wir verbinden sie mit n8n oder eigener Programmierung – und setzen KI nur dort ein, wo sie wirklich etwas lesen oder formulieren muss.
4
Du weißt, was im Hintergrund läuft. Und wenn etwas nicht mehr funktioniert, bist du nicht allein damit.
Fast alles, was regelmäßig gleich abläuft und an einem Bildschirm passiert: Anfragen ins Kundensystem übernehmen, Termine eintragen, Belege sortieren, Angebote und Berichte erzeugen, Daten zwischen Programmen abgleichen oder Inhalte auf der Website aktuell halten. Nicht sinnvoll ist Automatisierung dort, wo jeder Fall anders ist oder ein persönliches Gespräch den Unterschied macht.
Solange ein Ablauf festen Regeln folgt – Formular abgeschickt, Termin gebucht, Monat vorbei –, braucht er keine KI. Das ist sogar besser: Es läuft jedes Mal gleich und denkt sich nichts aus. KI lohnt sich, sobald Inhalte gelesen oder formuliert werden müssen, etwa eine Rechnung als Foto, eine frei formulierte E-Mail oder ein Antwortentwurf. Dann bereitet die KI vor, und ein Mensch gibt frei.
Meistens nicht. Wir verbinden die Werkzeuge, die du schon nutzt – E-Mail, Kalender, Kundensystem, Buchhaltung, Website. Nur wenn es für eine Aufgabe gar nichts Passendes gibt, programmieren wir etwas Eigenes.
n8n ist ein Werkzeug, mit dem man Abläufe zwischen verschiedenen Programmen zusammenklickt: Wenn hier etwas passiert, mach dort etwas – auch mit KI-Schritten dazwischen. Es lässt sich auf eigenen Servern betreiben. Wo n8n an Grenzen stößt, programmieren wir die Verbindung selbst, so wie unseren eigenen Anfrage-Ablauf.
Das hängt davon ab, wie viele Programme beteiligt sind und wie viele Sonderfälle es gibt. Deshalb fangen wir klein an: mit einer Automatisierung, deren Nutzen du schnell spürst, zu einem Preis, den wir vorher nennen. Danach entscheidest du, ob es weitergeht.
Nein – und das ist auch nicht das Ziel. Automatisierung nimmt die Routine weg: abtippen, suchen, kopieren. Die Zeit, die dadurch frei wird, bleibt für Kunden, Beratung und die Arbeit, für die dein Team eigentlich da ist.
Du brauchst ein eigenes Werkzeug statt einer Verbindung? Software & Web-Apps
Ein kurzes Gespräch reicht meistens, um die erste Automatisierung zu finden, die sich wirklich lohnt. Kostenlos und ohne Verpflichtung.
Moritz Never
Dein Ansprechpartner, Rerik an der Ostsee
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